Hoe schrijf je een rapport? De belangrijkste richtlijnen

Wat is een rapport?

Een rapport kan mondeling of schriftelijk worden opgesteld en is meestal gericht aan leidinggevenden, klanten, instellingen, investeerders of toezichthoudende instanties.

Het belangrijkste doel van een rapport is het overbrengen van concrete informatie over een bepaald probleem, proces of gebeurtenis. Een rapport kan onder meer dienen voor:

• het samenvatten van activiteiten,
• het presenteren van onderzoeksresultaten,
• het analyseren van gegevens,
• het beoordelen van een situatie,
• het aantonen van onregelmatigheden,
• het presenteren van aanbevelingen,
• het monitoren van de voortgang,
• het documenteren van het verloop van een project.

In de praktijk heeft een rapport vooral een informatieve en besluitvormende functie: het helpt de lezer conclusies te trekken en bepaalde acties te ondernemen.

Welke kenmerken heeft een goed rapport?

Ongeacht het type rapport moet het document aan een aantal basisvereisten voldoen.

• Precisie – een rapport mag uitsluitend concrete informatie bevatten die betrekking heeft op het besproken onderwerp. Vermijd onduidelijke formuleringen en algemeenheden.
• Zakelijkheid – de inhoud moet beknopt, logisch en overzichtelijk zijn. Elke bewering moet onderbouwd zijn en voortkomen uit de beschikbare gegevens.
• Objectiviteit – een rapport mag niet gebaseerd zijn op persoonlijke meningen van de auteur. Conclusies moeten voortkomen uit feiten, analyses of onderzoeksresultaten.
• Samenhang – het document moet een consistente structuur, stijl en manier van presenteren hebben.
• Overzichtelijkheid – een goed opgesteld rapport maakt het mogelijk om belangrijke informatie snel terug te vinden, bijvoorbeeld door een inhoudsopgave, koppen en hoofdstukken te gebruiken.
• Taalkundige en inhoudelijke correctheid – een rapport moet vrij zijn van taal-, stijl- en feitelijke fouten. Onjuiste gegevens of onnauwkeurige conclusies kunnen leiden tot verkeerde beslissingen.

Hoe schrijf je een rapport?

Voor het opstellen van een rapport moeten de informatie en structuur goed worden georganiseerd en de gegevens helder en objectief worden gepresenteerd.

1. Bepaal het onderwerp en doel van het rapport – bepaal eerst waarover het rapport gaat, welk probleem wordt geanalyseerd, waarom het wordt opgesteld en wie de doelgroep is. Dit bepaalt zowel de omvang van de informatie als de taal van het document.
2. Verzamel en orden de gegevens – een rapport moet gebaseerd zijn op betrouwbare bronnen en concrete gegevens. Denk bijvoorbeeld aan onderzoeksresultaten, statistieken, financiële gegevens of observaties. Selecteer in deze fase ook de belangrijkste informatie en verwijder gegevens die overbodig zijn of geen verband houden met het onderwerp.
3. Stel de structuur van het rapport op – maak voordat je begint een plan en verdeel het document in thematische secties. Zo blijft het rapport logisch en overzichtelijk.
4. Schrijf de inhoud van het rapport – de inhoud moet feiten presenteren, verbanden verklaren, gegevens tonen en naar concrete conclusies leiden. In rapporten worden vaak tabellen, grafieken en diagrammen gebruikt.
5. Werk de opmaak uit – het rapport moet een duidelijke vormgeving hebben die het lezen vergemakkelijkt. Gebruik koppen en hoofdstukken, opsommingen of genummerde lijsten en markeer de belangrijkste informatie. Meestal worden schreefloze of schreeflettertypen gebruikt in grootte 11–12 pt, met een regelafstand van 1,15–1,5.
6. Formuleer conclusies en aanbevelingen – het laatste deel van het rapport moet de belangrijkste bevindingen samenvatten. Als de aard van het document daarom vraagt, kun je aanbevelingen, voorstellen voor wijzigingen of een risicoanalyse toevoegen.
7. Controleer het rapport – controleer het document voordat je het deelt op de juistheid van de gegevens, de overeenstemming tussen conclusies en analyse, een consistente formulering, volledige bronvermelding en taalkundige en technische correctheid.

Hoe ziet de structuur van een rapport eruit?

Veel hangt af van het type rapport, maar een universele structuur ziet er als volgt uit:

1. Titelpagina – bevat de belangrijkste identificerende gegevens, zoals de titel, auteur, ontvanger indien vereist, datum en plaats van opstelling.
2. Samenvatting – een beknopte weergave van de belangrijkste informatie, resultaten en conclusies.
3. Inhoudsopgave – een overzicht van hoofdstukken en paragrafen, inclusief paginanummers.
4. Inleiding – een introductie op het onderwerp, met de achtergrond, reikwijdte van de analyse en belangrijkste methodologische uitgangspunten.
5. Inhoud – het belangrijkste deel van het rapport, met een beschrijving van het probleem, gegevensanalyse, het verloop van onderzoeken of gebeurtenissen en de gevolgen en interpretatie daarvan.
6. Conclusies – een samenvatting die rechtstreeks voortkomt uit de uitgevoerde analyse.
7. Aanbevelingen – voorgestelde acties, oplossingen of vervolgstappen.
8. Literatuurlijst – een overzicht van alle bronnen die bij het opstellen van het rapport zijn gebruikt.
9. Bijlagen – aanvullend materiaal bij het rapport, zoals gedetailleerde onderzoeksresultaten, technische documentatie of andere bronnen die te omvangrijk zijn voor het hoofdgedeelte.

Soorten rapporten

Er zijn verschillende soorten rapporten. De indeling hangt samen met het doel, de kenmerken of de omvang ervan. Rapporten kunnen worden ingedeeld op basis van:

Omvang van het rapport:

• kort (uitvoerend) – maximaal 10 pagina’s (beknopte en overzichtelijke informatie),
• lang (uitgebreid) – meer dan 10 pagina’s (een diepgaande analyse van het probleem en een grotere hoeveelheid gegevens).

Inhoud van het rapport:

• informatief – presenteert feiten en gegevens,
• analytisch – bevat een interpretatie van gegevens en conclusies,
• wetenschappelijk – gebaseerd op onderzoek en een wetenschappelijke methodologie,
• technisch – behandelt technische of technologische onderwerpen,
• financieel – bevat financiële en economische gegevens,
• periodiek – wordt regelmatig opgesteld, bijvoorbeeld wekelijks of per kwartaal.

Doel van het rapport: een rapport kan bijvoorbeeld een controle-, marketing-, verkoop- of ongevalsrapport zijn, of een rapport over onderzoek of een audit.

Voorbeeld van een rapport

Hieronder staat een vereenvoudigd voorbeeld van een rapport.