Hoe schrijf je een aanvraag? De belangrijkste regels

Wat is een aanvraag?

Het doel van een aanvraag is het verkrijgen van een concreet resultaat, zoals de toekenning van een uitkering, toestemming, verlof of financiële ondersteuning.

Dit type document speelt een belangrijke rol in formele communicatie en wordt in uiteenlopende situaties gebruikt: van een sollicitatie bij een opleiding of werkgever tot het aanvragen van subsidie of het wijzigen van contractvoorwaarden. Een correct opgestelde aanvraag vormt vaak de eerste stap bij het realiseren van belangrijke persoonlijke of professionele plannen.

Formele aanvraag – verplichte onderdelen

Een goed opgebouwde aanvraag moet uit verschillende onderdelen bestaan. Dit zijn achtereenvolgens:

• plaats en datum – rechtsboven op de pagina;
• gegevens van de afzender (aanvrager) – linksboven op de pagina; deze moeten de voor- en achternaam van de aanvrager, het woonadres, telefoonnummer en e-mailadres bevatten;
• gegevens van de ontvanger – onder de gegevens van de afzender; vermeld de volledige naam van de instantie of de functie, voor- en achternaam van de geadresseerde en het adres van de organisatie;
• onderwerp Aanvraag voor… – in het midden van de pagina;
• de eigenlijke inhoud van de aanvraag – onder het onderwerp; meestal begin je met een passende aanhef, zoals Geachte heer/mevrouw, en ga je vervolgens over tot het concrete verzoek en de onderbouwing ervan;
• handtekening – onder de inhoud van de aanvraag, aan de rechterkant.

Bij sommige aanvragen voeg je bijlagen toe. In dat geval moet je deze in het document vermelden. Een overzicht van alle bijlagen plaats je doorgaans linksonder onder de inhoud van de aanvraag.

Hoe schrijf je een aanvraag?

Een aanvraag schrijven is een zorgvuldig proces. Hieronder staan de belangrijkste punten waarmee je rekening moet houden.

Opbouw van de inhoud

De eigenlijke tekst van een aanvraag bestaat doorgaans uit twee of drie zinnen. Meestal begin je met een passende aanhef, bijvoorbeeld Geachte heer/mevrouw.

Vervolgens formuleer je het concrete verzoek. Daarbij kun je verschillende formuleringen gebruiken, zoals Hierbij verzoek ik u vriendelijk om… of Ik verzoek u om… Daarna onderbouw je je aanvraag. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld zinnen die beginnen met Mijn verzoek is ingegeven door… of Ik motiveer mijn verzoek als volgt… De tekst eindigt doorgaans met Met vriendelijke groet en de handtekening van de aanvrager.

Professionele toon

Let bij het opstellen van een aanvraag goed op de stijl van de tekst. Zorg ervoor dat het geheel professioneel klinkt. Gebruik daarom formele taal. Vermijd emotionele formuleringen, jargon en spreektaal. De tekst moet neutraal, zakelijk en beleefd zijn. Richt je bij voorkeur op feiten en argumenten die de aanvraag onderbouwen.

Gebruik bij het formuleren van de aanvraag bij voorkeur enkelvoudige zinnen, zodat de tekst voor de ontvanger duidelijker is. Specialistische termen zijn toegestaan, maar overdrijf niet met het gebruik ervan.

Tekstopmaak

Bij het opstellen van een formele aanvraag is naast de inhoud ook een correcte opmaak van groot belang. Doorgaans wordt een goed leesbaar lettertype aanbevolen, zoals Times New Roman of Arial, in lettergrootte 11 of 12.

Gebruik een enkele regelafstand en laat extra witruimte tussen de alinea’s. Zo ziet de tekst er overzichtelijker en professioneler uit.

Controle

Lees de aanvraag zorgvuldig door voordat je deze afdrukt of verstuurt. Controleer of het document alle noodzakelijke onderdelen bevat, zoals de gegevens van de aanvrager en de geadresseerde, een handtekening en een overzicht van de bijlagen. Vul eventuele ontbrekende informatie aan.

Let ook op de lengte en structuur van de brief. Is de tekst te lang of chaotisch, breng dan de nodige verbeteringen aan. Corrigeer bovendien alle stilistische, spelling- en interpunctiefouten.

Hoe schrijf je een aanvraag? Voorbeeld van een aanvraag

Hieronder vind je een voorbeeld van een aanvraag voor vakantieverlof.